Tartalomjegyzék
3.1. Az iratkezelés rendjének
jogszabályi háttere
3.2. Az óvoda dokumentumainak
nyilvánossága
3.3. A gyermekkel kapcsolatos
döntések meghozatalára vonatkozó eljárási szabályok
3.4. Az iratkezelés szervezeti
rendje
3.6. A küldemények
átvételével kapcsolatos intézmény specifikus szabályok
3.7. A küldemények
felbontásával kapcsolatos intézmény specifikus szabályok, feladatok
3.9. A kiadmányozás
követelményei és rendje, a továbbítással kapcsolatos intézményi szabályok
3.10. Feladás, kiadás
előkészítése
3.11.Az iratok irattárba
való elhelyezésének rendje és őrzése
3.12. Az iratok
közlevéltárnak való átadása, illetve az iratmegsemmisítés intézményi rendje
3.13. Hozzáférés iratokhoz, az iratok
védelme
3.14. A kötelezően használt
nyomtatványok
3.15. A tanügyi nyomtatványok,
nyilvántartások iratkezelési szabályai
3.16. Az intézményi bélyegzők
nyilvántartása
3.17. Az elektronikus és az
elektronikus úton előállított nyomtatványok kezelési rendje
3.19. Az intézmény irattári terve
3.21. Az iratkezelés felügyelete
3.1. Az iratkezelés rendjének jogszabályi háttere
- 2011. évi CXC. törvény a nemzeti köznevelésről,
- 20/2012. (VIII.31.) EMMI rendelet a
nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények
névhasználatáról
- a nevelési-oktatási intézmény a közokiratokról, a
közlevéltárakról, és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi
LXVI. törvény rendelkezései,
- a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének
általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII.29.) Kormányrendelet
előírásai,
- a 2011. évi CXII. Törvény az információs
önrendelkezési jogról és az információszabadságról (az új adatvédelmi
törvény)
A nevelési-oktatási intézménybe érkezett vagy az
intézményen belül keletkezett iratok kezelésének rendjét az iratkezelési
szabályzatban, ha a nevelési-oktatási intézmény ennek készítésére nem kötelezett,
adatkezelési szabályzatban kell meghatározni.
3.2. Az óvoda dokumentumainak
nyilvánossága
Az óvoda pedagógiai programjának legalább egy példányát oly módon
köteles elhelyezni, hogy azt a szülők szabadon megtekinthessék.
Az óvoda vezetője vagy az általa kijelölt pedagógus (óvoda-vezető
helyettes) köteles a szülők részére tájékoztatást adni a pedagógiai programról.
Az SZMSZ-t, a házirendet és a pedagógiai programot az intézmény
honlapján nyilvánosságra kell hozni.
A házirend egy példányát az óvodába történő beiratkozáskor a szülőnek át
kell adni, továbbá annak érdemi változása esetén arról a szülőt tájékoztatni
kell.
A fenti kérdések SZMSZ-ben történő szabályozásánál az óvodaszéket vagy
ha az nem működik, az óvodai szülői szervezetet véleményezési jog illeti meg.
3.3. A gyermekkel kapcsolatos döntések meghozatalára
vonatkozó eljárási szabályok
Az intézmény köteles a gyermek szülőjét írásban értesíteni gyermeke
óvodai felvételével, az óvodai, jogviszony megszűnésével, a gyermek, fejlődésével,
kapcsolatos döntéséről, az intézmény működésének rendjéről, továbbá minden
olyan intézkedésről, amelyre vonatkozóan jogszabály az értesítést előírja.
A gyermek, szülőjének írásbeli nyilatkozatát be kell szerezni
a)
minden olyan óvodai döntéshez, amelyből a gyermek szülőjére fizetési
kötelezettség hárul,
c) minden olyan kérdésről, amelyre vonatkozóan
jogszabály a nyilatkozat beszerzését előírja.
Az óvodai felvételről hozott döntést írásba kell foglalni. Az óvoda
írásban értesíti a szülőt, ha a gyermeket törölte a nyilvántartásából.
Az intézmény a döntését határozatba foglalja, ha a
jelentkezést, a kérelmet részben vagy egészben elutasítja, vagy kérelem
hiányában hoz a gyermekre hátrányos döntést, vagy a szülő kéri a döntés
határozatba foglalását.
A jogorvoslati eljárásban a gyermeket a szülője képviseli.
A nevelési-oktatási intézmény döntése jogerős, ha az Nkt.-ben
meghatározott határidőn belül nem nyújtottak be eljárást megindító kérelmet,
vagy az eljárást megindító kérelem benyújtásáról lemondtak.
3.4. Az iratkezelés szervezeti
rendje
Az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért a szervezeti,
működési és ügyrendi szabályok, az alkalmazott informatikai eszközök, és
eljárások, valamint az irattári tervek és iratkezelési előírások folyamatos
összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár
kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb
tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért az óvoda vezetője
felelős.
Irat minden szöveg, rajz, vázlatrajz, terv, tervrajz fénykép, kép,
hangfelvétel, film, térkép, kotta, mágneses és más adathordozó (adattároló)
valamint a megjelenés formájától függetlenül minden más dokumentáció, amely
bármilyen anyagon, bármely elnevezéssel (feljegyzés, előterjesztés, jelentés,
átirat, tájékoztató, tervezet stb.) bármely eszköz felhasználásával
keletkezett. Irattári anyagnak kell tekinteni az intézmény és jogelődei működése során keletkezett iratokat, valamint az
iratokhoz kapcsolódó mellékleteket, amelyekre ügyviteli szempontokból még
szükség van. Az irattári terv foglalja rendszerbe az intézmény által ellátott
jogköröket, és az elintézendő ügyekhez kapcsolódó iratokat ennek megfelelően
tagolja. Az irattári terv az iratok rendszerezésének az alapja (1. sz.
melléklet).
Az iratkezelési szabályzatban az iratkezelés minden fázisára meg kell
határozni azokat az előírásokat, amelyek biztosítják a papíralapú és
elektronikus iratot egyaránt tartalmazó ügyiratok egységének megőrzését,
kezelhetőségét, használhatóságát. Az iktatott elektronikus iratnak az irat
megnyitása nélkül is azonosíthatónak kell lennie. Az óvoda az elintézett ügyek
iratait irattárba helyezi el. Az iratkezelést úgy kell megszervezni, hogy az
óvodába érkezett, ott keletkező, illetve az onnan eltávolított irat:
- azonosítható, útja és fellelési helye követhető,
ellenőrizhető, visszakereshető legyen,
- kezeléséért fennálló személyi felelősség
egyértelműen megállapítható legyen;
- szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához,
kézbesítéséhez megfelelő feltételek biztosítva legyenek,
- tartalma
csak az arra jogosult számára legyen megismerhető,
- a beérkező iratok megváltoztathatósága biztosítva
legyen,
- a maradandó értékű iratok megőrzése biztosítva
legyen,
- a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári
iratanyag felhalmozódása megelőzhető,
- az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, az
óvoda rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson.
Az intézményvezető gondoskodik:
- az iratkezelési szabályzat végrehajtásának
rendszeres ellenőrzéséről, intézkedik a szabálytalanságok
megszűntetéséről, szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását;
- az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv,
iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai adathordozók, stb.)
biztosításáról;
- az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési
jogoknak, a külső és belső név- és címtáraknak naprakészen, tartásáról, az
üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekről, és azok betartásáról.
3.5. Az iratkezelés folyamata
Az Iratkezelési Szabályzatban meg kell határozni az adott szervhez
érkezett küldemény átvételére való jogosultságot és az átvétellel kapcsolatos
teendőket. Az átvétellel kapcsolatos teendők a küldemény érkezésének módja-
postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-
telekommunikációs eszköz, illetve a magánfél személyes benyújtása stb.-
szerinti bontásban is meghatározhatók. Az iratkezelés folyamatának fázisai:
1. küldemények átvétele,
2. felbontása, és érkeztetése,
3. iktatás,
4. kiadmányozás
5. feladás, kiadás előkészítése,
6. irattárazás,
7. selejtezés,
8. levéltárba adás.
Az érkezett küldemény átvételére való jogosultság meghatározása: a
címzett vagy a feladatkörrel írásban megbízott személy.
A személyesen benyújtott iratok átvételének igazolása: az átvevő az
iktatókönyvben az iraton szereplő dátum feltüntetésével az átvételt elismeri.
A sérült burkolatú küldeményekről való rendelkezés: sérült küldemény
átvétele esetén, azt átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellenőrizni
kell a küldemény tartalmának meglétét. A hiányzó iratról azonnal értesíteni
kell a küldemény feladóját. Ha az irat csomagolása sérült, vagy felbontottan
érkezett, az adatkezelő rávezeti a „sérülten érkezett”, illetőleg a ”felbontva
érkezett” megjegyzést, az érkezés keltét, és aláírásával igazolja azt. A
megállapíthatóan hiányzó iratról vagy mellékletről a feladót értesíteni kell.
Valamennyi beérkezett küldeményt, kivéve azokat, amelyek névre szóló,
illetve magánküldemények, a feladattal megbízott személy bonthatja fel,
vonatkozik ez az intézményektől érkező és külső postai küldeményekre is. Emailen érkezett irat esetén gondoskodni kell
egy időtálló másolat készítéséről. A másolatban érkezett irat esetén, a
másolatot eredeti iratként kell kezelni. Mindkét esetben az irat kezeléséről az
általános rendelkezések az irányadók.
3.8. Az iktatással, az iratok nyilvántartásba vételével kapcsolatos
intézmény specifikus szabályok, feladatok
A közfeladatot ellátó köteles:
- a hozzá érkezett és az általa készített iratokat
az érkezés, illetve keletkezés időpontjában nyilvántartásba venni;
- a nyilvántartást és az ahhoz kapcsolódó az
irattári anyag áttekinthetőségét szolgáló- ügyviteli segédleteket
levéltári célra is használható módon vezetni;
- az ügyintézés során a selejtezhető, valamint a
maradandó értékű, és ezért nem selejtezhető iratokat az irattári terv
megfelelő tételébe besorolni;
- az iratot az e célra rendszeresített
iktatókönyvben, iktatószámon kell nyilvántartani (iktatni);
- az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az
iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni:
-
Az iktatószám minden évben az 1. sorszámmal kezdődik
és perjelzéssel az évszámot is meg kell jelölni. Az iktatókönyvön belül az iktatószámokat
folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani.
-
Az iktató, vagy érkeztető bélyegző lenyomata
az…………óvodába érkezett felirat és a dátum megjelölése.
-
Amennyiben az ügyintézés szakmai követelménye
szükségessé teszi, az iktatószám tetszőlegesen bővíthető számot, betűt, vagy
ezek kombinációját tartalmazó további azonosítóval.
-
Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján az utolsó
irat iktatása után le kell zárni. Az iratkezelés rendszerét csak a naptári év
kezdetén lehet megváltoztatni.
- az iratok iktatásával és az iratforgalom
dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az
iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az
iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen;
- téves iktatás esetén a papír alapú iktatókönyvben
a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni
oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye- az eredeti bejegyzés
olvashatósága mellett- kétségtelen legyen;
- a tévesen kiadott iktatószám nem használható fel
újra.
Az iktatandó iratok köre:
Az iratokat úgy kell iktatni,
hogy abból kiderüljön:
- a beérkezés ideje,
- az iktatószám,
- az iktatás időpontja,
- a küldő adatai,
- a címzett adatai,
- az irat tárgya,
- kezelési feljegyzések,
- az irat holléte.
Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetben nyilván kell
tartani:
- reklámanyagokat, tájékoztatókat;
- könyveket, tananyagokat;
- közlönyöket, folyóiratokat sajtótermékeket
bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat;
- anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat;
- visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus
visszaigazolásokat,
- nyugtát, számlát, számlakivonatot
A kiadmányozott iratnak tartalmaznia kell:
- az intézmény - nevét, - székhelyét
- az iktatószámot
- az ügyintéző megnevezését
- az
ügyintézés helyét és idejét
- az irat aláírójának nevét, beosztását
- az intézmény körbélyegzőjének lenyomatát
Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet
továbbítani. Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési
azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás, valamint az
Iratkezelési Szabályzat meghatározott egyéb dokumentumok.
Az intézményben bármely üggyel kapcsolatban érdemi felvilágosítást csak
az ügyben eljáró illetékes ügyintéző vagy vezető adhat. A szülőknek (vagy a gyermek
igazolt képviselőjének) a gyermekre vonatkozó iratokba való betekintést oly
mértékben kell biztosítani, amennyire ez mások személyiségi jogainak sérelme
nélkül lehetséges- az adatvédelmi törvény rendelkezésének megfelelően. Hivatalos szerveknek (fenntartó, különböző
hatóságok) a személyiség jogokat nem sértő adatokat és információkat csak
írásos megkeresés alapján lehet rendelkezésre bocsátani. A személyesen benyújtott iratok átvételét
kérelemre igazolni kell. A benyújtott irat és az igazolásul felhasznált másolat
egyezőségéről az ügyirat kezelőnek meg kell győződnie. Ha az ügy jellege
megengedi, az ügyiratban foglaltak távbeszélőn, elektronikus levélben vagy a
jelenlévő érdekelt személyes tájékoztatásával is elintézhetők. Távbeszélőn, vagy személyes tájékoztatás
keretében történő ügyintézés esetén az iratra rá kell vezetni a tájékoztatás
lényegét, az elintézés határidejét, és az ügyintéző aláírását.
Az ügyiratok másolatainak és másodlatainak kiadása:
Az intézmény ügyeinek iratairól másolat csak vezetői engedéllyel adható
ki. A másolatot „az eredetivel megegyező hiteles másolat” felirattal,
keltezéssel és az engedélyező aláírásával kell ellátni. Másodlatot kell kiadni
az intézmény által kiállított egyes okmányokról azok elvesztése, megsemmisülése
esetén.
Az elintézett iratokat irattárba kell helyezni. Az irattári őrzés idejét
az irattári terv határozza meg. Az irattári őrzés idejét az irat végleges
irattárba helyezésének évétől kell számítani.
Az iratok selejtezését a nevelési – oktatási intézmény vezetője rendeli
el és ellenőrzi.
Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan,
visszakereshetően kell végezni. Az irattárban a papíralapú ügyiratokat a
közfeladatot ellátó szerv iratkezelési szabályzatában meghatározott rendben
kell tárolni. Az elektronikus ügyiratokat kinyomtatva, papíralapon tároljuk.
Kézi irattárba kell helyezni és őrizni az intézmény három évnél
nem régebbi iratait az évek, (ezen belül az iktatószámok) sorrendjében, jól
zárható szekrényben. Minden tárgykört külön dossziéban, a dossziékat pedig
dobozokban kell tárolni. A kézi irattár helye az intézményvezető irodája.
Az irattári őrzés: Három év elteltével az ügyiratokat az irattárban az
irattári terv tételszámai szerint történő csoportosításban, ezen belül a
sorszámok, illetve az alapszámok növekvő sorrendjében kell elhelyezni. Az
irattár helye az intézmény erre kijelölt helyisége. Az irattárban elhelyezett iratokat hivatalos
használatra az ügyintézőnek legfeljebb harminc napra, elismervény ellenében
lehet átadni. Az elismervényt az irattárban az irat helyére kell tenni. Az irattárban kezelt iratról másolat kiadását
csak az óvoda kiadmányozási joggal felruházott vezető
beosztású dolgozója engedélyezheti.
Az irattári anyag selejtezése
Az irattári anyagnak azt a részét, amelyre az ügyvitelben már nincs
szükség, a vonatkozó szabályok szerint kell selejtezni. Az irattárban őrzött
iratokat legalább öt évenként felül kell vizsgálni, és ki kell választani
azokat, amelyeknek az őrzési ideje lejárt.
Az iratok selejtezését az intézményvezető rendeli el és ellenőrzi. A
selejtezéssel járó szervezési és ellenőrzési feladatok ellátására selejtezési
bizottságot kell létrehozni. Az intézménynél keletkezett, de nem iktatott
iratokat az intézményvezető által megállapított őrzési idő után szabályos
selejtezési eljárással – az iratok egyenkénti elbírálásával – kell selejtezni.
Az irattári anyag selejtezhető részét, az irattári tervben megjelölt irattári
őrzési idő letelte után, a nem selejtezhető iratok átvételére jogosult
közlevéltár (továbbiakban: illetékes közlevéltár) engedélyével lehet
kiselejtezni;
A meghatározott követelmények teljesítéséért, valamint az iratok
szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és
működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és
személyi feltételek biztosításáért az óvoda vezetője felelős.
A nem selejtezhető köziratok teljes és lezárt évfolyamait a keletkezés
naptári évétől számított tizenötödik év végéig kell az illetékes közlevéltárnak
átadni.
A tizenöt évnél régebben keletkezett, minősített adatot tartalmazó, nem
selejtezhető iratokat a minősítő által meghatározott érvényességi idő lejártát
a következő naptári év végéig kell az illetékes közlevéltárnak átadni.
3.13. Hozzáférés iratokhoz, az
iratok védelme
Az iratokkal és azok kezeléséhez alkalmazott elektronikus
adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges
védelmi intézkedésről, beleértve a vírusvédelem és a kéretlen elektronikus
üzenetek elleni védekezést is. Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés
megakadályozását mind a papíralapú, mind az elektronikus adathordozók
esetében. Az óvoda alkalmazottai csak az
azokhoz (papíralapú, elektronikus adathordozón tárolt) az iratokhoz, illetőleg
adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy
amelyre a vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan
naprakészen kell tartani.
3.14. A kötelezően használt
nyomtatványok
Az intézmény
által használt nyomtatvány lehet
·
nyomdai úton előállított, lapjaiban sorszámozott,
szétválaszthatatlanul össze fűzött, papíralapú nyomtatvány,
·
nyomdai úton előállított papíralapú nyomtatvány,
·
elektronikus okirat,
·
elektronikus úton előállított, az intézmény SZMSZ-ében
meghatározott rend szerint hitelesített papíralapú nyomtatvány.
Az elektronikus
okirat az oktatásért felelős miniszter által jóváhagyott rendszer
alkalmazásával elektronikus úton előállított, az intézmény SZMSZ-ében
meghatározott rend szerint elektronikus aláírással ellátott, elektronikusan
tárolt irat.
·
a felvételi előjegyzési napló,
·
a felvételi és mulasztási napló,
·
az óvodai csoportnapló,
·
az óvodai törzskönyv,
·
a tankötelezettség megállapításához szükséges
szakvélemény (a továbbiakban: óvodai szakvélemény).
A felvételi
előjegyzési napló vezetése: az óvodavezető vagy az általa megbízott személy (óvodavezető helyettes) feladata
Az óvodai
felvételi előjegyzési napló az óvodába jelentkezett gyermekek nyilvántartására
szolgál.
A felvételi
előjegyzési naplóban fel kell tüntetni az óvoda nevét, OM azonosítóját, címét,
a nevelési évet, a napló megnyitásának és lezárásának időpontját, az
óvodavezető aláírását, az óvoda körbélyegzőjének lenyomatát is. A napló
nevelési év végén történő lezárásakor fel kell tüntetni a felvételre jelentkező,
a felvett és a fellebbezés eredményeként felvett gyermekek számát.
A felvételi
előjegyzési napló gyermekenként tartalmazza
·
a jelentkezés sorszámát, időpontját,
·
a gyermek nevét, születési helyét és idejét,
állampolgárságát, lakóhelyének, tartózkodási helyének címét, anyja születéskori
nevét, apja (gondviselője) nevét,
·
a kijelölt óvoda megnevezését,
·
annak az óvodának a megnevezését, ahová a gyermek
jelentkezését még benyújtották,
·
annak tényét, hogy a gyermek a jelentkezés
időpontjában részesül-e bölcsődei vagy óvodai ellátásban,
·
a szülő felvétellel, ellátással kapcsolatos igényeit,
·
a felvételi elbírálásánál figyelembe vehető egyéb
szempontokat,
·
az óvodavezető javaslatát,
·
a felvétellel kapcsolatos döntést, annak időpontját,
·
a felvétellel kapcsolatos fellebbezés időpontját és
iktatószámát,
·
a felvétel időpontját.
A felvételi és
mulasztási napló vezetése: az óvodapedagógus feladata
A felvételi és
mulasztási napló az óvodába felvett gyermekek nyilvántartására és mulasztásaik
vezetésére szolgál.
A felvételi és
mulasztási napló külívén fel kell tüntetni az óvoda
nevét, OM azonosítóját, címét, a nevelési évet, a csoport megnevezését. Akkor
tekinthető érvényesnek, ha a külíven szerepel a
felvételi és mulasztási napló megnyitásának időpontja, az óvodavezető aláírása
és az óvoda bélyegzőlenyomata.
A felvételi és
mulasztási napló tartalmazza:
·
a gyermek naplóbeli
sorszámát, oktatási azonosító számát, nevét, születési helyét és idejét,
állampolgárságát, nem magyar állampolgár esetén a tartózkodás jogcímét, a
jogszerű tartózkodást megalapozó okirat számát, lakóhelyének, tartózkodási
helyének címét, anyja születéskori nevét, apja vagy törvényes képviselője
nevét,
·
a felvétel időpontját,
·
az igazolt és igazolatlan hiányzások havi és éves
összesítését,
·
a szülők napközbeni telefonszámát,
·
a megjegyzés rovatot
Amennyiben az
óvoda sajátos nevelési igényű gyermekek nevelését is ellátja, a megjegyzés
rovatban fel kell tüntetni a szakvéleményt kiállító szakértői bizottság nevét,
címét, a szakvélemény kiállításának időpontját és számát, valamint az elvégzett
felülvizsgálatok, továbbá a következő kötelező felülvizsgálat időpontját.
A gyermeket
akkor lehet a felvételi és mulasztási naplóból törölni, ha az óvodai
elhelyezése megszűnt.
A felvételi és
mulasztási naplót, a csoportnaplót az intézmény vezetője a napló első oldalán
zárja le. A felvételi és mulasztási naplót a következő záradékkal zárja le: „a
napló névsora… gyermek nevét tartalmazza. Az utolsó beírt gyermek sorszáma…” A
napló lezárását az intézményvezető hitelesíti.
Az óvodai
csoportnapló vezetése: az óvodapedagógus feladata
Az óvodai
csoportnapló az óvoda pedagógiai programja alapján a nevelőmunka tervezésének
dokumentálására szolgál.
Az óvodai csoportnaplóban
fel kell tüntetni az óvoda nevét, OM azonosítóját és címét, a nevelési évet, a
csoport megnevezését, a csoport óvodapedagógusait, a megnyitás és lezárás
helyét és időpontját, az óvodavezető aláírását, az óvodai körbélyegző
lenyomatát, a pedagógiai program nevét.
Az óvodai
csoportnapló tartalmazza
- a
gyermekek nevét és óvodai jelét,
- a fiúk és
lányok számának összesített adatait, ezen belül megadva a három év alatti,
a három–négyéves, a négy–ötéves, az öt–hatéves a hat–hétéves gyermekek
számát, a sajátos nevelési igényű gyermekek számát, továbbá azon gyermekek
számát, akik bölcsődések voltak,
- a nevelési
évben tankötelessé váló gyermekek nevét,
- a
napirendet, a napirend szerinti tevékenységek időtartamát és a
tevékenységeket,
- a hetente ismétlődő
közös tevékenységeket tartalmazó hetirendet napi bontásban,
- nevelési
éven belüli időszakonként
-
a nevelési feladatokat,
-
a szervezési feladatokat,
-
a tervezett programokat és azok időpontjait,
-
a gyermekek fejlődését elősegítő tartalmakat a
következő bontásban: verselés, mesélés, -ének, zene, énekes játék, gyermektánc
- rajzolás, mintázás, festés, kézimunka,- mozgás, a külső világ megismerése
-
az értékeléseket,
- a
hivatalos látogatásokat, a látogatás célját, időpontját, a látogató nevét
és beosztását,
- az éves-
és heti tervezőmunka dokumentumait.
Az óvodai
törzskönyv vezetése: az óvodavezető vagy az
általa megbízott személy (óvodavezető helyettes) feladata
Az óvodai
törzskönyv az óvodára vonatkozó legfontosabb adatok vezetésére szolgál.
Az óvodai
törzskönyv tartalmazza
·
a törzskönyvi bejegyzések hitelesítésének időpontját,
az óvodavezető aláírását, papíralapú nyomtatvány esetén az óvoda
körbélyegzőjének lenyomatát,
·
az óvoda nevét
és címét,
·
nevelési évenként az óvoda általános adatait
(önkormányzati, nem önkormányzati jelleg, nevel-e sajátos nevelési igényű és
nemzetiségi gyermekeket, gyakorló intézményként működik-e, a gyermekek október
1-jei létszámát, az összes férőhely és a szükséges férőhelyek számát,
gyermekcsoportjainak számát, az óvodapedagógusok számát, a bérgazdálkodó, a
munkáltató és gondnokság megnevezését,
·
az óvoda nyitvatartási idejét (év, heti időszak, napi
időszak és időtartam),
·
a gyermeklétszámot nevelési évenként összesítve,
továbbá az október 1-jei és május 31-i állapot szerint, a korosztályonkénti
bontást, a sajátos nevelési igényű és a hátrányos, továbbá a halmozottan
hátrányos helyzetű gyermekek számát, a gyermekcsoportok október 1-jei számát,
·
nevelési évenként az étkezésben részesülő és nem
részesülő gyermekek számát,
·
az engedélyezett és betöltött összes álláshely
évenkénti számát,
·
az óvoda telkeinek adatait nevelési évenként (összes
terület, tulajdonos, a kert, a beépített terület és az udvar területe),
·
az óvoda épületeinek adatai (építés éve, használat
jogcíme, fűtési módja, légtere, alapterülete, a WC-k száma, a szolgálati
lakások száma, a felújítások adatai),
·
kimutatást az óvoda helyiségeiről (alapterület,
férőhely, minőség, használat, a gyermekcsoportok közvetlen ellátását szolgáló
helyiségek, egyéb helyiségek),
·
az óvoda könyvtárának adatait (állományát,
állományának gyarapodását, csökkenését) nevelési évenként,
·
az óvodapedagógusok és egyéb alkalmazottak adatai
közül a nevet, születési helyet és időt, a végzettséget, szakképzettséget, a
beosztást, a szolgálati idő kezdetét, a munkába lépés és kilépés időpontját.
Az óvodai
szakvélemény kiállítása: az óvodavezető
vagy az általa megbízott személy (óvodavezető helyettes) feladata
Az óvodai
szakvélemény az óvodának a gyermek iskolaérettségére vonatkozó állásfoglalására
szolgáló három példányból álló nyomtatvány.
A
tankötelezettség megállapításához szükséges óvodai szakvéleményen fel kell
tüntetni az óvoda nevét, OM azonosítóját és címét.
A
tankötelezettség megállapításához szükséges óvodai szakvélemény tartalmazza
·
a gyermek nevét, születési helyét és idejét,
lakóhelyének, tartózkodási helyének címét,
·
az állásfoglalást arra vonatkozóan, hogy az intézmény
·
a gyermeknek az általános iskola első évfolyamára való
felvételét,
·
a gyermek további óvodai nevelését,
·
a gyermek szakértői bizottsági vizsgálatát, vagy
·
a gyermek nevelési tanácsadás keretében történő
vizsgálatát javasolja,
·
a szakvélemény kiállításának helyét és idejét, az
óvodavezető aláírását,
·
a szülőnek a szakvélemény megismerését igazoló
aláírását.
A
tankötelezettség megállapításához szükséges óvodai szakvélemény egy példánya az
óvodában marad, egy példányát át kell adni a szülőnek. Amennyiben az
óvodavezető a gyermek további óvodai nevelésére tesz javaslatot, akkor az egyik
példányt meg kell küldeni a gyermek lakóhelye szerint illetékes települési
önkormányzat jegyzőjének.
Az gyermek
fejlődését nyomon követő dokumentáció vezetése: az óvodapedagógus feladata
A gyermek
fejlődését nyomon követő dokumentáció a gyermek anamnézisét, valamint a testi,
szociális, érzelmi, erkölcsi és értelmi fejlődésével kapcsolatos információkat
képességekre, készségekre részleteiben lebontva tartalmazza az óvodai nevelés
teljes időszakára kiterjedően.
3.15. A tanügyi nyomtatványok,
nyilvántartások iratkezelési szabályai
A téves bejegyzéseket semmiféle technikai eszközzel nem szabad
megszüntetni, vagy más módon eltüntetni (radírozás, ragasztás, kifestés). A
tévesen bejegyzett adatokat vékony vonallal át kell húzni, úgy, hogy az eredeti
(téves) bejegyzés olvasható maradjon, és fölé kell írni a helyes szöveget.
Javítást csak az intézményvezető, illetve annak megbízottja alkalmazhat.
3.16. Az intézményi bélyegzők
nyilvántartása
Az intézményi bélyegzőkre vonatkozó rendelkezéseket az SZMSZ
tartalmazza.
3.17. Az elektronikus és az elektronikus úton
előállított nyomtatványok kezelési rendje
Az oktatási ágazat irányítási rendszerével a
Közoktatási Információs Rendszer (KIR) révén tartott elektronikus kapcsolatban
elektronikusan előállított, hitelesített és tárolt dokumentumrendszert
alkalmazunk a 229/2012. (VIII.28.) Kormányrendelet előírásainak megfelelően.
Az elektronikus rendszer használata során feltétlenül
ki kell nyomtatni és az irattárban kell elhelyezni az alábbi dokumentumok papír
alapú másolatát:
- az intézménytörzsre vonatkozó adatok módosítása,
- az alkalmazott pedagógusokra, vonatkozó
adatbejelentések,
- az óvodás gyermekekre vonatkozó bejelentések,
- az október 1-jei pedagógus és gyermeklista.
Az elektronikus úton előállított fent felsorolt
nyomtatványokat az intézmény pecsétjével és az óvodavezető aláírásával
hitelesített formában kell tárolni.
Az egyéb elektronikusan megküldött adatok írásbeli
tárolása, hitelesítése nem szükséges.
Az adatok tárolása az óvodavezető számítógépén
történik.
3.18. Jegyzőkönyv
Jegyzőkönyvet kell készíteni, ha jogszabály előírja, továbbá
ha a köznevelési intézmény nevelőtestülete, szakmai munkaközössége a
nevelési-oktatási intézmény működésére, a gyermekekre, a nevelő munkára
vonatkozó kérdésben határoz (dönt, véleményez, javaslatot tesz), továbbá akkor,
ha a jegyzőkönyv készítését rendkívüli esemény indokolja és elkészítését az
intézmény vezetője elrendelte.
A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell elkészítésének helyét, idejét, a
jelenlévők felsorolását, az ügy megjelölését, az ügyre vonatkozó lényeges
megállapításokat, így különösen az elhangzott nyilatkozatokat, a meghozott
döntéseket, továbbá a jegyzőkönyv készítőjének az aláírását.
A jegyzőkönyvet a jegyzőkönyv készítője, továbbá az eljárás során végig
jelen lévő alkalmazott írja alá.
Az iratokat úgy kell kézbesíteni, hogy annak megtörténte, továbbá az
irat átvételének a napja megállapítható legyen.
Az elintézett iratokat irattárba kell helyezni.
Az irattári őrzés idejét az 1. mellékletként kiadott irattári terv
határozza meg.
Az irattári őrzés idejét az irat végleges irattárba helyezésének évétől
kell számítani.
Az iratok selejtezését az intézmény vezetője rendeli el és ellenőrzi. A
tervezett iratselejtezést annak tervezett időpontját legalább harminc nappal
megelőzően be kell jelenteni az illetékes levéltárnak.
3.19. Az intézmény irattári
terve
Irattári |
|
|
||||
Vezetési, igazgatási és személyi ügyek |
||||||
1. |
|
Intézménylétesítés, -átszervezés,
-fejlesztés |
|
nem selejtezhető |
||
2. |
|
Iktatókönyvek, iratselejtezési jegyzőkönyvek |
|
nem selejtezhető |
||
3. |
|
Személyzeti, bér- és munkaügy |
|
50 |
||
4. |
|
Munkavédelem, tűzvédelem, balesetvédelem, |
|
10 |
||
5. |
|
Fenntartói irányítás |
|
10 |
||
6. |
|
Szakmai ellenőrzés |
|
20 |
||
7. |
|
Megállapodások, bírósági, államigazgatási
ügyek |
|
10 |
||
8. |
|
Belső szabályzatok |
|
10 |
||
9. |
|
Munkatervek, jelentések, |
|
5 |
||
10. |
|
Panaszügyek |
|
5 |
||
Nevelési ügyek |
||||||
11. |
|
Nevelési kísérletek, újítások |
|
10 |
||
12. |
|
Felvétel, átvétel |
|
20 |
||
13. |
|
Naplók |
|
5 |
||
14. |
|
Pedagógiai szakszolgálat |
|
5 |
||
15. |
|
Szülői munkaközösség működése |
|
5 |
||
16. |
|
Szaktanácsadói, szakértői vélemények,
javaslatok és ajánlások |
|
5 |
||
17. |
|
Gyermekvédelem |
|
3 |
||
Gazdasági ügyek |
||||||
18. |
|
Ingatlan-nyilvántartás, -kezelés,
-fenntartás, épülettervrajzok, helyszínrajzok, használatbavételi engedélyek |
|
határidő nélküli |
||
19. |
|
Társadalombiztosítás |
|
50 |
||
20. |
|
Leltár, állóeszköz-nyilvántartás,
vagyonnyilvántartás, selejtezés |
|
10 |
||
21. |
|
Éves
költségvetés, költségvetési beszámolók, könyvelési bizonylatok |
|
5 |
||
22. |
|
A
gyermekek ellátása, juttatásai, térítési díjak |
|
5 |
||
23. |
|
Szakértői bizottság szakértői véleménye |
|
20 |
||
3.20. Értelmezések
Érkeztetés: Az érkezett küldemény, azonosítóval
történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele.
Feladatkör: Azoknak a feladatoknak az összessége,
amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési folyamat során.
Hatáskör: Az ügyintézés feladatkörének pontos körül
határolása, azoknak az ügyeknek az összessége, amelyekben a szerv jogosult
intézkedni.
Iktatás: Az irat iktatószámmal történő
nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keltezést követően.
Iktatókönyv: Olyan nem selejtezhető, hitelesített
iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik.
Iktatószám: Olyan egyedi azonosító, amellyel a szerv
látja el az iktatandó iratot.
Irat: Minden olyan szöveg, számsor,
amely a szerv működésével, tevékenységével kapcsolatban keletkezett.
Iratkezelés: Az irat készítését, nyilvántartását,
rendszerezését, megőrzését, selejtezését együttesen magába foglaló tevékenység.
Küldemény: Az irat, kivéve a reklám- és sajtótermék,
amelyet kézbesítés céljából címzéssel láttak el.
Másolat: Valamely eredeti iratról, keletkezése
után készített példány, amely lehet egyszerű és hitelesített záradékkal
ellátott is.
Melléklet: Valamely
irat szerves része, tartozéka, attól elválaszthatatlan része.
Selejtezés: Az iratoknak az irattári tervben szereplő
őrzési idő lejártát követően történő megsemmisítésének előkészítése.
Ügyintézés: Valamely szerv vagy személy tevékenységével
kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, eközben felmerülő munkamozzanatok sora.
Ügyintéző: Az ügyek érdemi intézését végző személy,
előadó, aki az ügyet döntésre előkészíti.
Ügykezelő: Az
iratkezelési feladatokat végző személy.
Ügykör: A
szerv vagy személy hatásköre.
Ügyvitel:
Az ügyintézés összessége a
szolgáltatások teljesítését foglalja magába.
3.21. Az iratkezelés felügyelete
Az iratkezelés felügyelete az intézményvezető
feladata, aki felelős azért, hogy a biztonságos iratkezelés személyi, dologi
feltételei és eszközei rendelkezésre álljanak.
Meg kell határoznia azt a személyt, aki bizonyos
ügykörben, feladatkörben az ügyvitelt, iratkezelést ellátja. Az intézményünknél
ezt a jogkört a munkaköri leírás tartalmazza.
3.22. Záró rendelkezések
A szabályzat személyi és időbeli hatálya
A szabályzat hatálya kiterjed az intézmény valamennyi
közalkalmazottjára és más foglalkoztatottjára. Jelen vezetői utasítás az
elfogadást követő nappal lép hatályba, és ezzel egyidejűleg minden korábbi e
tárgykörben kiadott belső utasítás hatályát veszti.
A szabályzat hozzáférhetősége és módosítása. A
szabályzat tartalmát az intézményvezető, a tagintézmény – vezető köteles
ismertetni a beosztott munkatársakkal. A szabályzat egy példányát
hozzáférhetővé kell tenni az intézmény valamennyi alkalmazottja számára, a
vezetői irodába. Az intézményvezetőnek gondoskodnia kell jelen szabályzat olyan
módosításáról, amely az új, módosuló szabályok hatályba lépése miatt szükséges.
Az intézménynél gondoskodni kell arról, hogy az Iratkezelési Szabályzatban
foglalt előírásokat az érintett munkatársak megismerjék, annak tényét a
szabályzathoz csatolt íven aláírásukkal igazolják, a hatályba lépés napjával
egyidejűleg.